Privacy reglement

Nr.	Titel
	Inhoudsopgave
1	Begripsbepalingen
2	Reikwijdte en doel
3	Gegevens   3.1 Soorten gegevens 3.2 Wettelijke vertegenwoordiging
4	Rechtmatige verwerking   4.1 Voorwaarden 4.2 Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene
5	Verstrekken van persoonsgegevens   5.1 Verstrekken van persoonsgegevens aan derden 5.2 Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
6	Aanvulling, correctie, afscherming, verwijdering/vernietiging, bewaren, beveiligen   6.1 Aanvulling, correctie, afscherming, verwijdering/vernietiging 6.2 Bewaartermijn van de gegevens 6.3 Beveiliging
7	Klachten
8	Wijzigingen, inwerktreding en inzage in dit reglement

1. Begripsbepalingen

Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen

Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben of diens wettelijk vertegenwoordiger

Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of als opdrachtnemer gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken

Het College bescherming persoonsgegevens: het College dat wettelijk tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens

Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt

Persoonsgegevens: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon

Toestemming: van de betrokkene; elke vrije, specifieke en op informatie berustende ondubbelzinnige toestemming waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt

Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens

Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens

Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens

WBP: Wet bescherming persoonsgegevens

2. Reikwijdte en doel

2.1 Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing binnen Zorgbureau De la Vie en heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten, hun wettelijke vertegenwoordiger(s), hun partner en/of familieleden alsmede van hun behandeld (huis)arts.

Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Hierbij gaat het zowel om persoonsgegevens die op papier staan als om elektronisch opgeslagen persoonsgegevens.

2.2 Doel

Het doel van de registratie is:

1. Een praktische uitwerking te creëren die volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens toegestaan is.
2. Het systematisch kunnen beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van verantwoorde cliëntenzorg.
3. De reeds verleende zorg te kunnen verantwoorden, evalueren en reconstrueren.
4. Het genereren van informatie ter bewaking, toetsing en verbetering van de kwaliteit van de zorgverlening door de instelling.

3. Gegevens

3.1 Soorten gegevens

De gegevens die binnen Zorgbureau De la Vie geregistreerd worden hebben hoofdzakelijk betrekking op de persoon van de cliënt, diens zorgbehoefte, de verleende zorg, de anamnese en de administratieve/financiële afwikkeling daarvan.

In het bijzonder gaat het om de volgende gegevens:

• Identificatienummer (binnen Zorgbureau De la Vie)
• BSN-nummer
• Huisarts
• Tandarts
• kinderarts
• Zorganamnese
• Medicatie
• Zorganalyse
• Zorgplan
• Rapportage uitvoering van de zorg en observatie
• Verklaringen van de cliënt omtrent vastgelegde gegevens/afspraken
• Boekhoudkundige gegevens
• Personalia (NAW, geb.datum, geslacht, tel.nrs)
• Overig verslagwerk en correspondentie

3.2 Wettelijke vertegenwoordiging

Binnen Zorgbureau De la Vie hebben wij veel te maken met de wettelijk vertegenwoordigers. Dit geldt bij cliënten die niet in staat of bevoegd zijn om zelfstandig hun rechten uit te oefenen. Zij worden bij wet als volgt vertegenwoordigd:

• Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.
• Hetzelfde geldt voor de betrokkene in de leeftijdscategorie die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt, maar nog niet de leeftijd van achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
• Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders op.
• Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van zestien tot achttien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen dienen de ouder(s) te worden beschouwd als derden.
• Indien de betrokkene achttien jaar of ouder is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:
  • De curator of mentor indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld.
  • De persoonlijk gemachtigde indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt.
  • De echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt.
  • Een ouder, kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst.
  • Ook indien de betrokkene die de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt, wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden.
  • De toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger ten allen tijde worden ingetrokken.
  • De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.
  • Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger.

4. Rechtmatige verwerking

4.1 Voorwaarden

Om te voldoen aan de voorwaarden die in de WBP worden geformuleerd, moet Zorgbureau De la Vie zich aan de volgende regels houden:

• Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op correcte en zorgvuldige wijze verwerkt.
• Persoonsgegevens worden niet (verder) verwerkt op een wijze die niet in overeenstemming is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
• Persoonsgegevens dienen slechts doelmatig gebruikt te worden in overeenstemming met het doel waarvoor ze verzameld zijn.
• De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens. Diens handelwijze met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt beperkt door dit reglement. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.
• De verantwoordelijke heeft de plicht ervoor zorg te dragen dat een niet aan zijn rechtstreeks gezag onderworpen bewerker van de persoonsgegevens zich contractueel gebonden weet aan dit reglement.

4.2 Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene

Persoonsgegevens omtrent gezondheid en/of beperking mogen slechts worden verwerkt indien de betrokkene hiervoor uitdrukkelijk en ondubbelzinnig – liefst schriftelijk – toestemming voor heeft gegeven. De verantwoordelijke informeert elke betrokkene die ingeschreven staat over de wijze waarop Zorgbureau De la Vie met de persoonsgegevens omgaat.

Voor uitwisseling tussen medewerkers van Zorgbureau De la Vie onderling is er geen expliciete toestemming van betrokkene vereist voor zover deze uitwisseling van belang is voor de uitvoering van de zorgovereenkomst tussen betrokkene en Zorgbureau De la Vie en noodzakelijk is voor een goede behandeling/begeleiding en verzorging aan betrokkene dan wel het management van Zorgbureau De la Vie.

5. Verstrekken van persoonsgegevens

5.1 Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van persoonsgegevens aan personen buiten Zorgbureau De la Vie of aan andere instellingen is de toestemming van betrokkene vereist. Voor de gevallen waarin aan dit vereiste niet voldaan hoeft te worden, volgt Zorgbureau De la Vie de regeling in de WGBO (art. 7:457 BW). Dit betekent dat geen toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk voorschrift (lid 1), aan de vertegenwoordiger van de betrokkene (lid 3) of aan anderen binnen een ‘zorgverleningsteam’ die rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene als bedoeld in lid 2 van art. 7:457 BW.

5.2 Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

• De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van en het recht op verstrekking van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens.
• De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk – binnen 4 weken – worden verstrekt.
• Inzage en afschrift van deze gegevens kan worden geweigerd of beperkt op grond van gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker. Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van Zorgbureau De la Vie.
• Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

6. Aanvulling, correctie, afscherming, verwijdering/vernietiging,

bewaren, beveiligen

6.1 Aanvulling, correctie, afscherming, verwijdering/vernietiging

• Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd.
• De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze:
  • feitelijk onjuist zijn
  • voor het doel van de verwerking onvolledig zijn
  • niet ter zake dienend zijn
  • in strijd zijn met een wettelijk voorschrift

Correcties moeten door Zorgbureau De la Vie worden doorgegeven aan derden, indien zij de juiste gegevens hebben ontvangen.

• De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in hoeverre deze daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk toegelicht.
• Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie maanden na honorering uitgevoerd.

6.2 Bewaartermijn van de gegevens

De bewaartermijn is als volgt geregeld binnen Zorgbureau De la Vie:

Document	Locatie	Medium	Periode	Verantw.
Dossier ZZP’ers	Kantoor	Dossierkast	10 jaar	Directie
Cliëntdossier (incl. zorgovereenkomst)	Kantoor	Dossierkast	10 jaar	Directie
Protocollen	Kantoor	Dossierkast	5 jaar	Directie
Urenbriefjes	Kantoor	Dossierkast	10 jaar	Directie
Bedrijfsnoodplan	Kantoor	Dossierkast	5 jaar	Directie
Inkoop facturen	Kantoor	Dossierkast	10 jaar	Directie
Huurovereenkomst locatie	Kantoor	Dossierkast	10 jaar	Directie
Notulen directiebeoordeling	Kantoor	Dossierkast	5 jaar	Directie
Interne audits	Kantoor	Dossierkast	5 jaar	Directie
Cliënttevredenheidsonderzoek	Kantoor	Dossierkast	10 jaar	Directie
Verbeterformulieren/ -verbetermaatregelen	Kantoor	Dossierkast	5 jaar	Directie

Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens verstreken is worden de persoonsgegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd/vernietigd indien de betrokkene niet meer in zorg/in dienst is.

6.3 Beveiliging

De WBP verplicht elk bedrijf om maatregelen te nemen om persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen. De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van de gegevens:

• Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de verzameling.
• Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens.
• Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten.
• Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk wachtwoord in te zien.
• Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens. In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende regel dat de verantwoordelijke de verantwoordelijkheid heeft om het van kracht zijn van dit reglement aan alle medewerkers kenbaar te maken.

7. Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd kan hij/zij zich wenden tot:

• De verantwoordelijke
• De directie
• De klachtencommissie
• Het College bescherming persoonsgegevens;
  • Een verzoek inbrengen om een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens.
  • Gebruikmaken van de in hoofdstuk 8 van de in de WBP geformuleerde beroepsmogelijkheden

8. Wijzigingen, inwerktreding en inzage in dit reglement

Deze versie van dit reglement is op 27-05-2011 in werking getreden. Wijzigingen worden aangebracht door de directie. De wijzigingen zijn van kracht na 4 weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan de betrokkenen.

Dit reglement kan vanaf de website van Zorgbureau De la Vie worden gedownload. Op aanvraag wordt een papieren versie van dit reglement tegen kostprijs aan een ieder verstrekt.